¿Si estas realizando Teletrabajo o trabajo desde el hogar, que herramientas necesitas básicamente para que tus labores con tu empresa se realicen de manera satisfactoria sin necesidad de salir de tu residencia?
Ya desde hace algún tiempo muchisimos profesionales tanto gráficos como de otras especialidades realizamos nuestras labores de manera remota o teletrabajo gracias a la utilización de nuevas tecnologías.
Todos los días son contratados servicios de toda indole para ser desarrollados por individuos que habitan muchas veces al otro lado del planeta rompiendo barreras idiomáticas, culturales y geográficas con tal de que personas profesionales autónomas sean una solución práctica y efectiva cuando un servicio debe ser realizado sin contratar personal adicional en los lugares de origen o internamente en una compañia.
Son bastantes las posibilidades que ofrece el trabajo a distancia y las especialidades o profesiones de aquellos que lo realizan desde su hogar o sitio personal crecen día a día.
Así como los diseñadores gráficos, diseñadores web, marketers digitales, ilustradores y maquetadores pueden realizar sus proyectos de manera remota, se van sumando otros como los asistentes virtuales, los agentes de servicio al cliente, agentes de ventas, formadores, profesores, administradores, programadores, etc.
En fín una larga lista que crece aun más con la llegada de amenazas como el Coronavirus o COVID-19 que ha hecho del teletrabajo una obligación y una nueva cultura para muchos y muy seguramente sentará las bases futuras de la manera exacta de utilizar los servicios de profesionales y la manera en la que la que los modelos laborales se deben comportar en los proximos años.
¿Pero que es el Teletrabajo y como funciona?
Por definición general el Teletrabajo, Trabajo a distancia o Telecommuting (en ingles) es una manera de realizar una labor o prestar un servicio flexibilizando la ubicación del trabajador o colaborador con relación a la empresa que lo contrata gracias a la utilización de tecnologias y/o herramientas desarrolladas para tal fin.
La presencia virtual del trabajador en un contrato de Teletrabajo significa una reducción de costos para la empresa con relación a gastos de espacio, reducción en los costos de los servicios públicos, optimización de tiempos al reducir la movilidad asi como una mayor productividad y sin duda para el trabajador se reducen los gastos generalmente asociados a alimentación y transporte, aumenta la productividad si se lleva una correcta organización de los tiempos, se aumenta la inclusión, se reducen los niveles de estrés y permite una cercania del trabajador con su familia para disfrutar tiempo de calidad con la misma.
El Teletrabajo funciona al ubicar al colaborador en un sitio privado o propio con acceso remoto, ya sea su hogar o sitio de permanencia, conectado a una terminal electrónica como una computadora personal, un dispositivo digital o una herramienta creada para tal fín, utilizando el internet como medio de comunicacnón para poder asi estar en contacto continuo con la empresa, empleador o el área administrativa.
Algunas desventajas del teletrabajo
Como tantas cosas buenas en la vida que tienen su lado negativo, el teletrabajo también trae consigo algunas desventajas que si son manejadas de manera correcta o asumidas de forma apropiada reducirán el impacto que un trabajo en oficina tradicional podría evitar.
Un incorrecto manejo del teletrabajo puede traer problemas de sedentarismo, generar distracciones con sus respectivas demoras en las fechas de entregables además eliminación del ambiente laboral muy importante para la socialización.
El aislamiento y la reducción del aprendizaje son situaciones que se deben interpretar como motivadores de buscar nuevas experiencias que enriquezcan nuestro conocimiento y la aplicación de mecanismos que hagan de nuestro espacio de trabajo el mas adecuado para cumplir nuestras metas.
¿Como podemos optimizar nuestro rendimiento cuando trabajamos remotamente?
Existen actualmente en internet una variedad de herramientas que nos ayudarán a cumplir metas y resolver problematicas laborales de forma rapida y eficiente.
Muy seguramente ya conoces los sistemas de almacenamiento mas utilizados para compartir archivos rapidamente entre colegas y administrativos como Dropbox, Onedrive, Google Drive y Box, por lo cual no los trataremos en este listado.
Si eres trabajador experimentado en labores a distancia o es tu primera vez, osea ejercerás el Teletrabajo sin experiencia, te traigo las herramientas tecnológicas mas utilizadas y faciles de aprender a continuación.
1. ezTalks Meetings
Uno de los software de teletrabajo lideres de la industria. Esta aplicación ofrece una gran cantidad de beneficios de manera gratuita.
Puedes utilizarla sin complicaciones ya que su interfaz es muy intuitiva y ofrece una experiencia de usuario bastante amigable asi como funciones muy sencillas de manejar permitiendo reuniones virtuales y conferencias con jefes y miembros del equipo desde cualquier parte del mundo donde haya una conexion a internet sobre computadores de escritorio, tabletas y dispositivos móviles.
Las reuniones con ezTalks se realizan en HD con perfecto sonido y efectos de audio en tiempo real. Esta herramienta también permite grabaciones de las reuniones donde puedes grabar una reunion entera o sesiones separadas para por ejemplo ser utilizadas con propositos de entrenamiento de personal o presentación de tutoriales.
Adicionalmente puedes compartir facilmente tu pantalla y acceder a herramientas como control de escritorio remoto, mensajeria instantanea, tablero virtual y mucho mas.
Una cuenta gratuita para reuniones virtuales te permite tener hasta 100 participantes, un limite de tiempo de 40 minutos y la posibilidad de grabar tu reunion en formato MP4.
Si ya deseas mas posibilidades y tu empresa requiere mas servicios, los precios arrancan desde $10 dolares al mes hasta los $50 dolares en un paquete business de reuniones. Tu empresa o compañia sin duda te guiará sobre la mejor opción.
La opción de webinars y eventos gratuita te permite tener hasta 25 participantes, 1 presentador y hasta 100 minutos de presentación (ideal para venta de productos o servicios) además de webinars en vivo. Otras opciones pagas arrancan en $25 dolares hasta los $300 dolares al mes permitiendote muchas mas posibilidades para tu empresa.
2. TeamViewer
Esta impresionante herramienta te permite controlar tu computador de manera remota. Es uno de los softwares mas utilizados por profesionales en el sector de IT para la resolución de problemáticas de software o hardware de forma remota y de igual manera permite tener acceso a tu computador personal y todos sus servicios y archivos de tu computadora personal asi te encuentres al otro lado del mundo.
Además esta herramienta permite llevar un seguimiento por parte del empleador, ayudando a facilitar las comunicaciones con el empleado o colaborador al permitir acceder a sus archivos y aplicaciones.
Tambien facilita reuniones en linea, entrenamientos virtuales y/o presentaciones de ventas o productos. Este es un software dinamico que se adapta a cualquier plataforma o dispositivo.
Opciones tanto gratuitas y de pago para cada una de los requerimientos de tu empresa.
3. Trello
A través de un sistema de tableros o secciones en la pantalla puedes organizar cualquier tipo de proyecto mediante la division a partir de columnas relacionando lo que se debe hacer y lo que ya se ha hecho o el estado actual de algun tipo de proceso (estilo denominado Kanban) para tener un mejor control de todos los estados de un proyecto general.
Esta es una herramienta colaborativa, con mas de 25 millones de usuarios, que te permite trabajar con cualquier equipo de colaboradores de forma remota, sea para un trabajo sencillo, un gran proyecto o hasta la organizacion de un evento familiar.
De manera gratuita trello te permite, como usuario, utilizar un numero ilimitado de tableros o boards, listas y tarjetas. No hay restricciones en el número de personas que pueden colaborar con esta versión en cualquier plataforma y dispositivo.
4. Slack
Para definirlo de una manera sencilla, Slack es escencialmente un salón de chat diseñado para compañias buscando reemplazar el correo electrónico por una comunicación directa a partir de grupos determinados llamados “Canales” que son básicamente grupos de discusión para compartir información, archivos, mensajes, audios y mucho más en en mismo sitio.
Slack tiene una perfecta integración a G suite o Suite de Google para maximizar la productividad y minimizar los procesos y tiempo integrando aplicaciones como Gmail, Google Drive y Google Calendar.
Puedes utilizarlo de manera gratuita si te suscribes a un plan que permita solo acceder hasta maximo 10K mensajes mas recientes de tu equipo, hasta 10 app e integraciones con Google drive, office 365 y más y si realizas llamadas individuales o con compañeros de equipo.
5. Zoom
Zoom se esta convirtiendo en la herramienta para videoconferencias, Webinars, chats en linea y educación virtual por excelencia debido a su facilidad de uso y capacidades prácticas y técnicas como transmisión de audio y video a una amplio número de usuarios.
Las revolciones tecnológicas suceden cuando el munddo mas necesita de ellas y Zoom a demostrado ser la herramienta perfecta para comunicar familias, trabajadores y clientes en epocas dificiles como las que vivimos actualmente de manera rapida y con poco conocimiento técnico.
Lo único que debes hacer es descargar un cliente remoto que mediante un pin o número único de comunicación te permitira unirte a una sesión programada por un anfitrion y este vinculo lo encuentras en la parte superior derecha de su sitio web.
De igual manera Zoom ofrece la posibilidad de telefonía empresarial y chat para mensajería instantanea con posibilidad de compartir archivos.
Una reunión personal la puedes realizar y crear mediante un sencillo registro gratutito que te permite una comunicación de 42 minutos, pero pagas una membresía mensual a medida que las necesidades de comunicación y cantidad de usuarios lo requiere y el tamaño de tu empresa lo necesita.
Zoom ha creado una página especificamente para ayudar y dar soporte en este momento en que el COVID-19 esta siendo una situación de emergencia mundial. Consúltala haciendo clic aqui
Ya sabes, solo descarga, haz clic y unete a la reunión. Asi de sencillo.
6. Skype
Desde sus inicios Skype ha sido la herramienta por excelencia para telecomunicaciones entre personas y colaboradores de una empresa.
Provee Video Chats y llamadas entre computadoras, tabletas y dispositivos móviles a través de internet. Además Skype permite video conferencias con varios usuarios a la vez y la opción de control de escritorio remoto en el caso de soporte técnico y apoyo en software.
Es gratuito de utilizar pero opciones mas avanzadas o posibilidades de llamadas a lineas fijas desde dispositivos electrónicos pueden tener un costo asociado al uso de datos o tiempo.
Skype además acaba de lanzar su opción “Meet now” que al mejor estilo de Zoom, no requieres tener cuenta o instalar pesadas aplicaciones para acceder a una reunión.
Esta opción permite simplificar las reuniones al utilizar únicamente un vinculo para acceder a conferencias creadas en salas virtuales y lo mejor sin necesidad de registro.
También puedes compartir archivos, tener acceso a video llamadas y chat interactivo.
7. Asana
Esta plataforma colaborativa en linea se encuentra dentro de los mejores software para manejo de proyectos y gestión de tareas en equipo.
Optimizado para el manejo de proyectos mas grandes y robustos es parecido a Trello pero con muchas mas funcionalidades.
Tambien permite minimizar el uso de correo electrónico al integrarlo a su plataforma y optimizar muchas funcionalidades dentro de su sistema.
En cada tarea los colaboradores pueden anexar notas, comentarios, archivos y etiquetas, hacer seguimiento a proyectos y otras tareas asi como ser advertidos cuando sucede el cambio de estado de un proyecto.
La versión gratuita te permite manejar tareas, ver listados, tableros, asignar tareas y fechas de entrega, colaborar con hasta 15 personas y la integración de un numero limitado de apps.
8. ClickMeeting
Si lo que necesitas es una opcion confiable de reuniones en línea para sus trabajadores virtuales, esta puede ser su respuesta.
Este software de teletrabajo permite video llamadas cara a cara con empleados asi como reuniones con clientes en cualquier parte del mundo y grabarlas para ser reproducidas posteriormente.
La versión gratuita la hace una solución perfecta para empresas con mediano o poco presupuesto para conducir sus reuniones a través del protocolo VoIP y teléfonos en donde se pueden tener reuniones privadas y una conferencia duradera. Reuniones con hasta 5 personas o webinars con maximo 25 asistentes la hacen la herramienta ideal.
9. Join.me
Esta espectacular aplicación que funciona bastante parecida a Skype y permite a su vez tener conversaciones privadas, poder compartir pantallas y realizar llamadas grupales.
Un producto de los mismos creadores del software de acceso a escritorio remoto LogMeIn, que te permite personalizar tu código de acceso a llamadas, personalizar tu ventana de comunicación y además cuenta con uno de los mejores desempeños de sonido con los mas bajos niveles de caidas de llamadas.
Crea ya una reunión gratuita de prueba o accede a una si ya fuiste invitado y tienes un código de ingreso para iniciar, es asi de simple.
10. YouTube Live
Youtube se ha posicionado como la plataforma de videos por excelencia, cualquiera sea la necesidad de comunicación, ya sea de información, capacitación o cualquier tipo de contenido que se desee transmitir.
Live permite crear y compartir videos en vivo a una gran audiencia y poder generar comunicación directa con el planeta entero si se desea, además de poder compartir via chat, mensajes reciprocos entre presentador y video-audiencia.
Si eres una empresa y deseas comunicar a tus empleados o clientes de manera práctica, rapida y gratuita a una gran escala, youtube live es sin duda alguna la opción a tomar.
Crea una cuenta en youtube, después crea tu canal corporativo y solo necesitas activar la opción de live en la parte superior derecha para reenviarla a las personas interesadas y asi se puedan conectar en el momento correcto si todos disponen del recurso básico de comunicación como computadores o dispositivos móviles.
Recuerda que también que por ser youtube el tipo de plataforma que es, tus videos quedan alojados para futuras capacitaciones o reproducciones si así lo ameritara el tipo de contenido creado en live.
11. Google Hangouts Meet
También conocemos ampliamente a Google y sus herramientas para desempeño de oficina y soluciones ofimáticas.
En los negocios de la nueva era sabemos lo importante que son las reuniones personales pero por diversas razones no todos los colaboradores se encuentran en el mismo sitio. Anteriormente Google ofrecía hangouts como una plataforma que permitia compartir pantallas y realizar video conferencias.
Hangouts actualmente es la solucion de comunicación para grupos pequeños que desean comunicarse eficientemente gracias a su cuenta de gmail y se ha separado en dos versiones para ser adaptado al tipo de necesidad especifico.
Hangouts Meet se esta direccionando a la video conferencia con una cantidad determinada de participantes mayor a la versión anterior (basada en el tipo de licencia de G Suite que la empresa posea) y Hangouts chat dedicado a las comunicaciones por mensajería directa.
G Suite business permite maximo 150 usuarios mientras la opción G Suite Enterprise y Enterprise for Education pueden incluir hasta 250 participantes.
Puedes ademas integrar Hangouts a Slack y trabajar directamente con un canal determinado.
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